(一)应用场景应用场景是指审计机器人被会计师事务所使用时“最可能的”所处场景,包括会计师事务所情况、被审计单位情况和项目情况等方面。为了真正了解会计师事务所在注册会计师审计中的“痛点”及RPA的应用需求,需要对应用场景进行详细的分析或预期。会计师事务所情况,需要对组织形式、组织结构、业务服务类型、人员规模及结构、人均创收和审计信息化等方面进行重点分析。被审计单位情况,需要对企业性质、企业规模、行业类别、经营情况和信息化条件进行重点分析。信息化条件主要指被审计单位目前的信息系统应用情况,它对审计机器人的开发和应用有着显著的影响。项目情况需要重点分析该审计项目的审计范围、审计内容、审计目标和审计程序等。
(二)业务流程在审计业务开展过程中,需要对审计业务需求进行全面分析,识别出最完整的业务流,目的是确保业务需求定义完整、清晰,且能够平衡和调和不同业务的需求差异,并将所有业务活动及场景全面覆盖,为自动化流程设计奠定基础。审计业务流程分析与梳理包括定边界、识活动、识场景、理规格四个方面。在对审计业务流程进行分析时要考虑到业务目的,并结合流程架构说明识别业务的上下游关系、输入输出和业务环境依赖。在进行需求分析时,要考虑到已有的流程架构,明确流程设计的边界,原则上不能出现流程断点、流程重复等情况,保证流程之间接口清晰。在边界确定清楚后,就要在边界范围内识别具体的活动。在进行活动识别时,要遵循以下原则:各业务活动内部无分支,分支条件要在流程上体现出来;各业务活动仅由单一角色持续完成;作为业务活动输入输出的数据细节(例如表单的关键字段)要清晰;业务规则清晰,易被理解和可执行。识场景的主要目的是根据审计范围和内容,梳理出所有审计的典型业务场景,确保未来流程能够覆盖它们,这是使流程具有灵活性的关键。场景识别包括识别业务场景要素和识别业务场景清单。识别业务场景要素是通过分析业务流和活动图识别,识别业务场景清单是通过场景要素组合与业务专家判断形成。流程一方面固化一些优秀实践,提升集成效果;另一方面也是作为一个管控的载体,管控的诉求可以通过流程去实现。如何实现就要通过识别风险,建立审计业务活动的业务规则,所以说在进行审计业务流程分析与梳理时就要把这些因素考虑进来。
(三)“痛点”分析现行的审计工作模式对审计人员和会计师事务所都带来了严峻的挑战。在审计工作中,大多数审计人员往往从事的是“简单”工作,其内容比较重复,工作时间较长。而会计师事务所受制于人力成本的增加、市场竞争的加剧以及监管的加强等方面影响,面临成本控制、效率提高和质量控制等挑战。在进行审计机器人分析时,需要根据会计师事务所情况、被审计单位情况和审计项目情况,基于审计业务流程,针对性地分析业务活动存在的“痛点”并进行详细描述,以方便基于RPA技术进行审计业务流程的优化和改进,为审计机器人流程自动化设计提供思路。在现行的审计工作模式下,审计工作面临的“痛点”涉及数据量大、操作繁琐、耗时较长、人工阅读、重复性强、错误率高、效率较低和成本较高等方面。