RPA有时也被称为智慧自动化或智能自动化，用于财务流程自动化时，可解决人类执行相同任务时面临的三大基本问题，即突破财务部门的瓶颈；接管人为失误高发的流程；为财务专业人士认为枯燥、耗时、价值低的财务流程编写脚本程序。由于机器人程序分担了一些极其枯燥耗时的工作，高素质财务专业人士有更多时间从事重要的分析工作。这样他们才能理解数据背后的东西，而不仅是简单地汇报数字。
RPA为何是财务部门的必要选择机器人流程自动化能使财务部门摆脱枯燥、避免犯错并节省时间。文/RonMassicotteRPA包含两个截然不同的部分（或层面）：例程和授权机器人程序。例程是用于执行特定任务的具体脚本程序（类似计算机代码），如登录到系统、从确认源收集详细数据，或基于这些数据运行某一进程。在仍需依赖人工合成电子表格系统的财务部门，一个财务专业人士要使用由几十个甚至几百个相链接的独立电子表格组成的巨大的工作簿。这些高素质财务专业人士创建宏指令—一组可自动运行并可重复某些流程的存储函数，比如从单元格E17中取和，然后加上单元格B24的数值，在单元格C88中输入结果。这就是RPA的第一部分，通过例程实现宏系统的自动化。
RPA的第二部分是授权机器人程序，即在无人为干预下执行脚本程序的高级软件工具。例如，授权机器人程序可以取代以下人工操作流程：财务专业人士玛丽周一上午上班时登录财务系统，启动一个操作流程，将从企业资源计划（ERP）系统中提取的特定数据输入到报表生成工具，然后等待整个流程完成。该流程运行完毕后，玛丽需要对结果进行抽查，通过查看少数数据点来判断这些数据是否正确，以确认数据的有效性。接下来，玛丽要启动另一个流程，可能是合并数值，再次等待并抽查结果。随后，她启动报表生成流程，并对报表进行抽样审核，最后，将报表发送给公司的高管们。
在上述场景中，玛丽花了周一整个上午的时间来处理枯燥的报表生成和发送工作，这些报表将帮助高管们进行商业决策。她很可能觉得自己目前的工作，并不能体现出她这些年专业培训所付出的时间、费用以及努力。在使用一个或多个RPA机器人程序的组织中，上述工作流程可以通过编程设定在任意时间（如周日半夜）自动执行：机器人程序启动，登录财务系统，从ERP系统获取数据，载入报表生成工具。数据加载完毕，机器人程序立即对成千上万个数据点进行测试，识别并标记错误与异常。玛丽可能会发现这其中的若干错误与异常，但多数都无法识别。机器人程序运行这一流程、确认报表，同时向玛丽报告异常。周一早上一上班，玛丽就可以快速检查并解决问题，批准发送最终报表。与此同时，机器人程序还可以监督或指示其他应用程序将数据加载到报表生成工具。例如，从银行网站获取货币汇率，载入报表生成工具，进行多种货币换算以供报表使用。
