定义及相关概念办公自动化（简称OA）就其起源、产生的背景来讲，就是当电子设备的出现并发展为能够实现部分工作流程自动化时，最初以解决政府公文和档案管理实现其办公自动化的需求，产生了OA这一概念。在我国，办公自动化这一概念是在1985年首次举办的办公自动化规划讨论会上提出的，并给出了这样的定义：“办公自动化是指利用先进的科学技术，不断地使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室工作人员构成的服务信息处理系统。”实际上就是将计算机技术、通讯技术、信息技术与行为科学、管理科学等科学技术及设备运用于各类办公人员的办公活动中，代替办公人员的部分业务活动，尽可能充分地利用信息资源，提高工作效率和质量、辅助决策，改善工作环境，实现办公活动的科学化、自动化、信息化。

从某种意义上讲，对于能够提高日常工作效率的软硬件系统，包括计算机、打印机、复印件以及办公软件都可以视为OA的一部分。OA系统则是指处理事务性工作，辅助管理决策，提高办公效率和管理手段的系统。

尽管利用计算机及网络技术的特性，使得OA处理信息范围很广，但缺乏先进的管理理念和方法，难以解决由当今信息高度发达，大量涉及到跨部门应用使得较为成熟的三层（决策、管理、实施）组织管理体系也显得力不从心，常常会组成联席会议、领导小组并由其下设办公室承担协调，只能用这种非编制的方式加强协同机制建设，以此增加整合协同能力。根据现代决策管理特点赋予OA新的内涵“协同”，其核心就是在基础OA应用上，以增强型工作流为引擎、融合知识管理，通过沟通形成合力，即协商达成共同的认识、协调形成共同计划、协作形成共同行动。