数字化转型的 RPA：您的旅程在哪里？

RPA可用于自动化需要人工干预的后台和前台的重复性任务。我们常见的 RPA 示例和用例是数据输入、数据提取和发票处理的自动化。在不同的业务部门（销售、人力资源、运营等）和行业（银行、零售、制造等）中，还有一些 RPA 用例自动化任务的示例。

 

因此，我们准备了所有 RPA 用例/应用领域的最完整列表，并将它们分为 5 个类别。这是一个非常全面的列表，但我们无法为每家公司考虑所有可能的 RPA 应用程序。您可以使用流程挖掘解决方案根据贵公司的实际流程确定对贵公司影响最大的 RPA 实施领域。

 

常见的业务流程和活动

1- 报价到现金

每个企业都需要出售才能生存。销售的运营方面的问题代价高昂，它们可能导致客户投诉或由于文书错误导致降价销售。

 

1.自动化完整的销售操作流程

2.可降低人工错误率

3.为您的客户提供更快捷的服务。由于自动化可以加快流程，客户将更早收到发票，从而提前付款并改善现金流。

4.降低成本

 

报价到现金自动化需要一些技术：

首先需要进行文档理解：结合自然语言处理 (NLP)和计算机视觉，公司可以从电子邮件和订单表格等各种文档中提取信息，以自动将客户通信转换为包括订单在内的结构化数据。

然后在不同系统之间移动数据：需要处理所有涉及新订单的客户通信。生成的结构化数据需要插入公司的 ERP 或订单管理系统。RPA 机器人或脚本可用于此目的。

这也可以是更简单的自动化过程，因为它主要依赖公司的结构化数据来生成要发送给客户的发票。

 

2- 采购到付款 (p2p) / 来源到付款 (s2p)

由于采购到付款流程涉及从供应商电子邮件、企业资源规划 (ERP)、客户关系管理 (CRM)、银行、供应商、物流公司等多个系统中提取发票和付款数据，而且并非所有这些系统都提供简单的集成方法它们通常涉及某种形式的体力劳动。RPA 机器人可以填补集成空白。由于它们在前端工作，因此它们可以提供一种简单的方法来自动化集成。

此外，进来的一些信息将以表格的形式出现（例如，公司从其供应商处收到的发票）。需要提取、验证和丰富这些数据。例如，公司需要将总帐 (GL) 帐户分配给没有采购订单 (PO) 的发票。有关更多信息，请随时阅读我们关于自动发票和从发票中提取数据的文章。

通过完全自动化的采购到付款，您可以确保遵循采购最佳实践，并且所有交易都有一个单一的事实来源。

 

3- 客户入职

大多数 B2C 企业都有一个客户入职流程，这对于减少客户流失和让客户开始使用产品至关重要。使用OCR和认知自动化，即使在依赖遗留系统的公司中，大多数客户入职操作也可以立即完成，从而大大改善客户体验。

 

4- 数据迁移和录入

遗留系统仍然在公司执行关键功能。例如，遗留计费系统需要与其他系统交互，而此类系统可能无法从 API 中提取相关数据。在这种情况下，员工会使用 CSV 等格式手动迁移数据。RPA 可以防止这种体力劳动和它带来的潜在文书错误。

此外，使数据保持最新的此类系统能够改进分析和决策制定。我们生活在这样一个时代，即使是营销部门也有5000 种应用可供选择。RPA 可以帮助集成应用程序并允许进行更全面的分析。

 

5- 数据更新

包括人力资源、客户服务和营销在内的大多数部门经常需要更新不断变化的客户/人员数据。设置自动更新表单或电子邮件中的相关数据的机器人可以确保部门可以访问最新和正确的数据。

 

6- 数据验证

大多数数据验证控件都可以嵌入到数据库中。但是，存在数据验证任务，例如针对公开可用数据交叉检查数据，RPA 自动化比其他工具更适合这些任务

 

7- 从 PDF、扫描文档和其他格式中提取数据

屏幕抓取、OCR（光学字符识别）和基本模式识别技术可以从几乎任何格式中提取数据，从而减少键入数据的需要。随意查看由机器学习驱动的解决方案的数据驱动列表。这些可以很容易地集成到 RPA 解决方案中，以提取数据和处理文档。

 

8- 定期报告准备和分发

每个企业都需要定期报告以通知经理并确保团队了解他们的进度。准备这些报告并每周或每月发送它们不是劳动密集型的，但它会分散员工的注意力。 RPA 可以帮助自动化定期报告。RPA 解决方案可以轻松地自动生成报告、分析其内容并根据这些内容通过电子邮件将其发送给相关利益相关者。

 

例如，电信运营商报告显示存在连接问题的区域，根据其严重程度有不同的接收者。关键问题报告中应复制 CTO，重大问题报告中应复制网络负责人。RPA 机器人可以分析报告以根据提供的标准修改收件人。

 

9-生成大量电子邮件

依靠来自多个系统的数据的海量电子邮件很难手动生成。特别是如果您经常发送它们，请考虑使该过程自动化。

 

商业功能活动营销

10-铅培育

潜在客户通过无数渠道到达，例如 LinkedIn、潜在客户收集表格和供应商。

销售量

尽管销售人员应该专注于建立关系和销售，但他们的大部分时间都花在了大多数组织的运营活动上。

 

11- 创建和交付发票

这是一个数据复制的案例。CRM 和会计系统中需要存在相同的销售数据。机器人可以更新会计记录，从正确的电子邮件帐户准备和交付发票，而不是手动复制数据。

 

12-更新CRM

将交互更新到 CRM 既费时又费力，但却是必要的。因为 Salesforce 的行为需要充当有关客户交互的事实来源。这就是为什么有各种关于“如果它不在销售人员中，那么它就不存在”的模因。

有一类新兴的解决方案允许公司将他们的电子邮件、电话和其他通信数据集成到 CRM 中。如果您无法为您正在使用的 CRM 系统找到一个好的解决方案，您可以编写一个简单的机器人来使用客户联系数据更新您的 CRM 记录。

 

13-更新记分卡

缺乏 HR 和 CRM 系统集成的公司可以利用 RPA 机器人确保将 CRM 更改上传到记分卡，以便销售代表可以实时查看他们的进度。

客户关系管理

客户联络中心依赖于不同供应商提供的许多不同系统。1 级联络台主要处理大量简单的重复性任务，是 RPA 的理想选择。

客户代表需要了解客户的意图，通过在不同系统和应用程序之间切换来执行必要的操作并通知客户。这有几个缺点，客户需要在代表忙于处理数据时等待，有时会询问以前询问过的信息。这会降低客户满意度并增加通话时间。这是一个罕见的公司在浪费资源的同时让客户不满意的例子。

该解决方案需要识别频繁的客户查询， 检查客户代表响应这些查询的操作，并构建 RPA 解决方案以促进这些操作。可以有多种解决方案：

每当需要跨系统同步多条数据时，客户代表可以启动机器人。只需按一下按钮，机器人就会在几毫秒内完成所有操作。这是一个简单的 RPA 实施，可以在数小时内完成编程并快速创造价值。

可以为常见查询创建仪表板。客户代表将填写必要的数据以解决问题，机器人将在多个系统中使用该数据来完成交易。这样的仪表板将需要更多的努力，但仍然可以在几周内为大多数常见操作创建。

这些是可以使用此类自动化解决方案来自动化高频/重复性任务的典型用例：

 

14-加载详细的客户资料客户，包括他们以前与支持人员的互动

 

15-获取详细的计费数据。每当您就最近的付款致电客户服务时，您需要在线等待一两分钟，而客户服务代表会争先恐后地提取您的记录并理解它。使用编程为检索该数据的 RPA 机器人，您的支付数据可以在几秒钟内从代表单击一次即可调用。

 

16-更新用户偏好和其他用户信息

 

17- 解决简单但常见的客户问题。 例如，重置宽带客户与服务器的连接可以解决一些简单的连接问题。这可以在不使用简单的 RPA 机器人切换屏幕的情况下完成。

 

18-自动化需要很少决策的多步骤复杂任务

一些遗留系统迫使客户服务代表完成许多步骤来完成一些常见任务。如果这些步骤不需要人工判断，它们可以轻松实现自动化，从而节省大量时间。