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RPA技术在财务领域的实际应用
2023-04-03 17:24:43
随着企业财务管理数字化转型的持续推进,财务共享服务中心已然成为大型企业普遍采用的成熟领先的财务管理模式,基于RPA技术打造的财务机器人的实践效能也由此备受重视。
 
其实,自2017年国际四大会计事务所相继推出财务机器人以及流程自动化解决方案起,RPA技术便已开始在财会领域推广应用。RPA的主要特点是能够将大量处理重复的、基于规则的工作流程任务,并且能够确保高效率、零失误,大幅降低运营成本。
 
在财务工作场景中,往往会涉及大量业务数据与跨系统业务流程,导致报表制作易出错、信息录入效率低,同时由于数据涉及公司核心机密,对私密性和安全性要求高,各种安全验证也使得工作流程更为繁琐。在一系列重复工作的消耗下,财务人员无法转移到高附加值的工作中去,个人技能提升速度缓慢。
 
通过引入RPA技术,可针对财务的业务内容和流程特点,以超自动化的人机协同工作模式,辅助财务人员完成交易量大、重复性高、易于标准化的基础业务,从而提高业务处理效率和质量,优化财务工作流程,强化风险管控力度,使人力资源更多的分配在管理咨询、数据分析和增值服务上,推动企业财务管理工作的数字化、智能化转型。根据Gartner发布的关于RPA在企业财务部门的应用调查报告显示,在应用RPA后,平均每年可以为财务部门节省25000以上个工时。
 
目前,在财务工作中应用较多的场景包括:
 
1.银行对账
一般情况下,公司每月需与数十家银行进行银企对账,会同时涉及多种核对类型的业务,还需处理成千上万的网上银行数据和金融凭证数据。人工手动下载数据不仅耗时费力,而且涉及“一对一”或“多对多”等复杂情况时,错误在所难免。借助于RPA,可以实现自动登录网上银行并获取系统数据,自动生成当月余额调节表,实现银企端对端调节自动化,在确保100%正确率的同时可以极大程度节约财务人员的有效工作时间。
 
2.资金结算
RPA可实现在银企对账生成银行余额调节表后,后台自动登录企业网银,根据设定的资金对企业现金调拨信息进行数据录入、整理、归集与监控;通过对企业订单以及供应商的分析,确认双方信息一致后,自动完成收款与付款;发出付款单时,根据银行的支付指令自动获取银行回单。
 
3.申报纳税
通过RPA申报纳税,机器人可以完全模拟人工操作流程,从ERP系统或对应的财务系统中自动导出税务数据,根据不同的税种申报要求和税务报表规则自动整理数据,生成申报表格,如增值税申报表、所得税申报表等。然后在授权的情况下自动登录各个税务网站并自动完成相关税务数据的填入、复核和申报。
 
4.预算规划
RPA可根据事先设定好的预算模型做好年份规划预算、季度滚动预算以及月份调整预算,制定预算计划,还能够实时监控预算实施过程及资金使用情况,结合已有报告与新编制报告,自动进行储蓄或盈余反馈。
 
5.资产管理
在企业的资产管理工作中,往往面临着固定资产总额较多、数据量大、流动性强的情况,往往难以完全落实精细化管理理念。通过协同使用RPA,可以通过与全国统一的财务管理软件对接,在自动化管控企业财务数据的操作模式下,搭建资产结构化数据模型,以图形的方式直观展现资产数据,真正意义上实现了决策可视化管理的目标。
 
6.档案管理
结合RPA与OCR、NLP等技术,既可以实现自动化发票采集、解析与管理,也可以通过将纸质票据电子化进行电子归档,还能建立发票与记账凭证的勾稽关系,从而在实现标准化、精细化档案管理的同时,将人力从繁琐的纸质档案管理工作中解放出来。
 
7.自动开票
在电商公司的开票场景下,通过RPA技术可实现后台自动登录各个系统,并自动获取手机短信验证码或识别网页图片验证码后,抓取并填写开票数据到开票系统中,可将单张开票时间从146秒缩减至26秒,将效率提升82%。
 
由于财会行业汇聚了大量规则重复、流程固定的工作,财会人员往往会被束缚于反复琐碎的工作中,长期处于高负荷的机械工作状态之中,时间和精力被大量无意义消耗,然而这也证明了财会也是一个天然契合RPA的行业。RPA的出现,能够确保非侵入式7*24小时的零误差工作状态,使得财务工作效率倍增。
 
许多企业在推进数字化转型工作过程中,主要是先从财务口切入进去的。企业将大数据、人工智能、云计算、区块链等新兴技术运用于财务工作之中,构建或利用以数字化服务平台和智能化管理决策支持系统,进而提升会计和财务管理的效率,实现和拓展会计财务管理职能及其战略价值。当前金融、烟草、能源、制造业、电商等行业的各类企业都在积极引入实在智能RPA打造并优化财务共享服务中心,建设智能财务:
 
1.智能财务能够有效降低企业运营成本,提质增效。随着原始凭证归档电子化、实时化、自动化,能够实现标准化应用并处理数据,优化业务处理速度,提升财务管理整体效率,让财务人员有更多精力投入到分析财务数据及业务洞察中。
 
2.智能财务可以突破企业管理模式局限,为企业管理发展提供决策支持。数字化转型实践的逐步推进意味着企业面临着更为迫切地战略转型调整,这也使得财务工作正深入至业务层数据分析与应用中,由此而产生的洞察与洞见是企业进行智能且准确决策的基础。
 
3.智能财务能够强化工作人员的监督职能,提高企业监管水平。在数智化技术的助力下,智能财务能够推动业务、单据、凭证等自动稽核模式,建立起维护良好财务管理秩序,促进流程的规范化,强化企业监管能力。
 
实在智能已为中国联通、中国烟草、国家电网等大型企业精准打造了诸多适配度高、实用性强、运行稳定的RPA财务数字员工。此外,为了侧重培养能够对标处理业务的财务人员,实在智能还与浙江大学联合成立了智能财务产学研合作实践教育基地,将智能财务深入实践融入教学、研究,助力培育更多“精数据、懂业务、善财务”的复合型财务人才,反哺社会与企业。
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