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RPA财务机器人的主要应用场景
2023-02-07 15:22:02

在企业中,财务工作可能存在以下痛点,第一,集团化公司存在几千甚至上万个账户,每天都需要查询每个账户的流水信息,虽然大部分账户开通了银企直连,但还是存在部分小银行没有银企直连,或是监管户无法办理银企直连的情况,这部分的银行需要人工手动下载银行流水。第二,销售量大的企业,每个月可能会面临着开具上千至上万张的销售发票,若ERP系统未与开票系统打通,还需要人工录入开票信息,或是导入开票信息。第三,ERP财务系统中凭证不能自动在后台生成,需要人工执行生成凭证或手动录入凭证信息。第四,在月末与供应商、客户进行对账工作,仍依靠人工制作对账单。第五,期末合并报表及科目附注均为由人工在EXCEL中操作。以上痛点问题均可以用RPA财务机器人得到优化,提升效率,解放重复人工的劳动力。以下列举部分可运用RPA财务机器人工具的业务场景。

RPA

(一)在销售业务中会计处理场景中的应用销售业务一般流程为:客户回款或公司给予赊销额度,客户下订单,经内部审核通过后,通知仓储部门备货,并联系物流公司派车,装车后发往客户处。RPA财务机器人在销售业务中会计处理流程可应用的场景有:第一,销售回款:可通过U-Key统一管理、远程映射的方式,让RPA机器人每天多次自动获取流,自动整理货款明细导入系统,生成收款单并自动生成相应的凭证;若为承兑汇票回款,也可自动U-Key登录网银系统抓取收到的电子承兑汇票,在系统中自动生录入票面信息,生成收款单并自动生成相应的凭证。第二,销售订单审核:在实际业务中,部分公司财务需对销售订单进行审核,审核价格、披露订单毛利情况等,审核内容均为可标准化的规则,可采用RPA财务机器人来代替人工审核。第三,收入确认:可用RPA机器人自动导出金税系统的开票明细,同步导出ERP系统中的销售数据,然后比对开票明细与系统数据是否一致,确认一致后,用RPA机器人自动在系统生成单据和凭证。第四,销售对账:RPA机器人可在ERP系统中自动导出销售数据,按照既定的规则计算应收对账数据,并在预设的对账单模板中自动填列,形成完整的对账单后,自动打印或通过电子邮件发送至客户的邮箱,后续人员只要跟踪客户的回函情况即可。

(二)在采购业务中会计处理场景的应用采购业务一般流程为:需求部门提请采购需求单,需求单经审批通过后,由采购员接单进行供应商询比价或发起招标流程,待确定供应商后,采购员发起采购订单以及采购合同。完成合同签订后,通知供应商发货,若需支付预付款的,则在发货前发起付款流程。待货物验收入库后,采购员发起供应商对账流程,对账完毕后通知供应商开具发票,待财务审核发票无误后,发起支付货款流程。RPA财务机器人在采购业务中可应用的场景有:第一,货物验收入库会计处理:货物验收入库后,会计需要在ERP系统内完成存货核算的任务,并生成相应的凭证,该步骤规则清晰明确,可由RPA财务机器人代替人工执行。第二,发票信息录入及会计处理:供应商提供已开具的发票,会计需要对发票进行审核,审核无误后的发票方可接收,并在系统生成相应的凭证。该步骤可由RPA机器人代替人工操作。采用RPA机器人结合OCR识别技术,由专业的扫描仪扫描或者用手机端软件拍摄发票,识别读取纸质发票信息。RPA机器人从ERP系统中导出入库单明细,将读取到的发票信息与入库单明细自动进行匹配核对,需核对的信息包括品名、规格、数量、金额等。核对无误后,RPA机器人在系统中将读取到的发票信息自动填列,并生成冲减暂估,以及发票的凭证。第三,采购对账:RPA机器人可在ERP系统中自动导出采购数据,按照既定的规则计算应付对账数据,并在预设的对账单模板中自动填列,形成完整的对账单后,自动打印或通过电子邮件发送至供应商的邮箱,后续人员只要跟踪供应商的回函情况即可。

(三)在资金管理场景中的应用RPA财务机器人在资金管理场景中的应用有:第一,网银流水下载:通过U-Key统一管理、远程映射的方式,RPA财务机器人可自动登陆网银,下载网银流水。第二,银企对账:由RPA机器人自动完成网银流水下载,然后从ERP财务系统中自动导出银行日记账明细,与获取的网银流水一一匹配核对,核对结束后,可将核对的结果发至经办人邮箱,经办人员通过邮箱下载核对的结果,若有匹配不上的,需要转至人工进行判断错误原因。在该场景中,要保证RPA机器人能够核对出准确的结果,需要注意一点,在录入银行流水凭证时,要按照日期逐笔金额依次录入,不能将多笔流水合并生成一笔分录。

(四)在税务管理场景中的应用RPA财务机器人在税务方面可执行纳税申报及税费计提等会计处理流程。相关内容如下:第一,纳税申报:RPA财务机器人在期末登录ERP系统,从系统中自动导出增值税认证数据和其他相关数据。根据预设的规则,编制涉税数据信息并审核校验数据准确性。审核无误后,RPA财务机器人自动执行纳税申报任务,根据申报表模板生成当月的纳税申报数据。同时在ERP系统中发起税费付款申请单,经审批后,登入金税系统填写申报信息,完成税务申报及扣款。第二,会计处理:根据RPA机器人在期末编制的涉税数据信息,进入ERP财务系统内填制单据,并生成当月税费计提的凭证分录。

(五)其他财务方面的应用RPA财务机器人还可应用于内部关联方往来核对、资金调拨单处理以及合并报表及附注编制等场景。第一,内部关联方往来核对:由RPA财务机器人登入ERP系统导出各家公司的内部往来明细,自动执行内部往来核对的工作,核对结束后将不符的差异点反馈至财务人员,转为人工判断不符原因。第二,资金调拨单制单及会计处理:RPA根据自动导出的银行流水,自动筛选出内部关联方的往来流水信息。登入ERP系统,根据筛选出的往来信息,自动填制资金调拨单。再根据预设的往来分录模板,自动生成资金往来的会计凭证。第三,合并报表及附注编制:当存在异构系统时,系统无法完成合并报表和附注编制。此时可用RPA财务机器人代替人工,完成线下合并报表和报表附注的编制工作。需要预先设置好合并报表合并抵消和附注的取数和计算逻辑,例如内部交易数据要从ERP中如何取数,如何计算抵消金额以及如何编制抵消分录等。

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