机器人自动化的典型好处包括降低成本；提高速度、准确性和一致性；提高质量和生产的可扩展性。自动化还可以提供额外的安全性，特别是对于敏感数据和金融服务。

作为自动化的一种形式，这一概念以屏幕抓取的形式存在了很长时间，可以追溯到早期的恶意软件形式。然而，RPA的扩展性更强，由API集成到其他企业应用程序，连接到ITSM系统，终端服务，甚至某些类型的AI（如机器学习）服务，如图像识别组成。它被认为是一个重要的技术演进，因为新的软件平台正在出现，它足够成熟、有弹性、可扩展和可靠，使这种方法在大型企业中使用是可行的。(否则他们会因为对质量和声誉的感知风险而不愿意使用)。

实施流程自动化的一个主要障碍往往是技术上的：在现有系统上加装新的界面并不总是可行或经济上可行的。此外，企业可能希望在系统界面的基础上增加一套可变的、可配置的流程规则，这些规则可能根据市场产品和客户类型的不同而不同。这只会增加技术实施的成本和复杂性。在这种情况下，机器人自动化软件提供了一种部署新服务的实用手段，机器人只是模仿人类的行为来执行后端转录或处理。这种方法的相对可负担性来自于不需要新的IT改造或投资的事实；相反，软件机器人只是利用现有的IT资产发挥更大的作用。

RPA服务的部署也与软件机器人的情况相一致，每个机器人实例都有自己的虚拟工作站，很像人类员工。机器人使用键盘和鼠标控制来采取行动和执行自动化。通常情况下，所有这些行动都是在虚拟环境中进行的，而不是在屏幕上；机器人可以不需要物理屏幕来操作，而是以电子方式实现屏幕显示。基于诸如此类架构的现代解决方案的可扩展性在很大程度上归功于虚拟化技术的出现，没有它，大型部署的可扩展性将受到管理物理硬件的可用能力和相关成本的限制。与传统的非RPA解决方案相比，RPA在商业企业中的实施已经显示出巨大的成本优势。